因金融業(yè)務(wù)對(duì)精準(zhǔn)性、及時(shí)性、安全性的超嚴(yán)格要求，金融行業(yè)相對(duì)于許多其它行業(yè)信息化、電子化、互聯(lián)網(wǎng)化的實(shí)用進(jìn)程更快，應(yīng)用程度更深，因此，金融招采業(yè)務(wù)由傳統(tǒng)手工、紙質(zhì)方式向智能、電子方式轉(zhuǎn)變已成為大多數(shù)金融企業(yè)的共識(shí)，但謹(jǐn)慎、安全的慣性思維也導(dǎo)致了許多金融企業(yè)招標(biāo)采購業(yè)務(wù)在轉(zhuǎn)型中出現(xiàn)步子不快，深度不夠，廣度不全等問題?！?/p>
一場(chǎng)突如其來的疫情，導(dǎo)致一些金融企業(yè)出現(xiàn)”雖有電子采購平臺(tái)，但招標(biāo)采購業(yè)務(wù)仍難正常開展”的尷尬境地，使金融企業(yè)清晰的認(rèn)識(shí)到加快招采平臺(tái)全流程、全方位電子化的必要性和緊迫性。
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信源信息，專注電采領(lǐng)域15年，11年金融行業(yè)電子化采購軟件開發(fā)經(jīng)驗(yàn)，合作金融客戶30多個(gè)，今天我們一起探討“金融e采”金融采購系統(tǒng)的“四用四替”之“用電子代替紙質(zhì)”，助力金融招采轉(zhuǎn)方式、提效率、戰(zhàn)疫情。
1．招標(biāo)文件變電子，模板生成錯(cuò)誤少
傳統(tǒng)招標(biāo)文件編制，招采經(jīng)辦人使用office等辦公軟件進(jìn)行編制，不僅要關(guān)注招標(biāo)采購過程，還要進(jìn)行調(diào)整文件格式等工作，文件審核也較為繁瑣，還很容易出錯(cuò)。
一些有經(jīng)驗(yàn)的經(jīng)辦人會(huì)積累自己的招標(biāo)文件模板，但無法實(shí)現(xiàn)“經(jīng)驗(yàn)”的共享。招標(biāo)文件電子化、模板化就很好的解決這一問題，集中采購部門統(tǒng)一定制各類項(xiàng)目的招標(biāo)文件模板，模板根據(jù)項(xiàng)目運(yùn)行實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整或者新增模板?！?/p>
招標(biāo)文件模板通過“挖空”的形式，使招標(biāo)經(jīng)辦人關(guān)注“符合性檢查項(xiàng)”、“評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)”等個(gè)性化內(nèi)容，減少對(duì)通用內(nèi)容的關(guān)注，提高了工作效率的同時(shí)也減少了內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)?！?/p>
為了后期的審查和調(diào)用，招標(biāo)文件一般要完整存檔15年。隨著項(xiàng)目的積累，人員的變動(dòng)，這些紙質(zhì)文件將面臨嚴(yán)峻的儲(chǔ)存和保管問題，需要有專門的保管辦法防止意外受損。而電子版文件存在服務(wù)器上，只占用硬盤空間，且服務(wù)器內(nèi)容會(huì)進(jìn)行備份，更符合企業(yè)的利益需求。
2．質(zhì)疑澄清變電子，實(shí)時(shí)反饋效率高
供應(yīng)商收到項(xiàng)目采購邀請(qǐng)下載招標(biāo)文件后，可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)在線填寫提交質(zhì)疑信息，平臺(tái)即時(shí)提醒項(xiàng)目經(jīng)辦人員查看項(xiàng)目質(zhì)疑信息，項(xiàng)目經(jīng)辦人員可實(shí)時(shí)在線單獨(dú)答復(fù)或公開回復(fù)，對(duì)質(zhì)疑信息進(jìn)行澄清，相比線下紙質(zhì)質(zhì)疑及澄清，提高了質(zhì)疑澄清工作的效率?！?/p>
3．投標(biāo)文件變電子化，不漏項(xiàng)，降低廢標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)
投標(biāo)人在家即可編輯投標(biāo)文件?；陔x線投標(biāo)客戶端，投標(biāo)人只需一臺(tái)電腦，無需聯(lián)網(wǎng)即可做標(biāo)書，離線環(huán)境既安全又方便?！?/p>
在投標(biāo)過程中根據(jù)招標(biāo)人設(shè)置好的模板進(jìn)行內(nèi)容填充，每一項(xiàng)都有參考模板，每一項(xiàng)內(nèi)容的輸入都有校驗(yàn)，有效避免因?qū)嵸|(zhì)性響應(yīng)文件缺失而造成的廢標(biāo)遺憾。制作完成的投標(biāo)文件通過一鍵生成并證書加密，切實(shí)保護(hù)了文檔的安全?！?/p>
4．評(píng)標(biāo)報(bào)告依據(jù)評(píng)審情況自動(dòng)生成，準(zhǔn)確無誤
系統(tǒng)按不同的采購方式設(shè)置評(píng)標(biāo)報(bào)告模版，評(píng)委在線評(píng)審結(jié)束后，系統(tǒng)按評(píng)審結(jié)果自動(dòng)生成評(píng)標(biāo)報(bào)告內(nèi)容，省去了評(píng)委大量的基礎(chǔ)工作，提高了評(píng)審效率?！?/p>
尤其是一個(gè)項(xiàng)目有多個(gè)分包、多個(gè)評(píng)審小組的情況下，系統(tǒng)可按評(píng)審組分別生成相應(yīng)的評(píng)標(biāo)報(bào)告，無需評(píng)委再翻閱標(biāo)書去核對(duì)項(xiàng)目分包信息、投標(biāo)人名稱、報(bào)價(jià)、以及未通過符合性審查的投標(biāo)人等內(nèi)容。
5．現(xiàn)金支付變電子支付實(shí)時(shí)到賬，對(duì)賬更快捷
疫情期間，供應(yīng)商可以通過電子支付實(shí)現(xiàn)標(biāo)書費(fèi)、投標(biāo)保證金、中標(biāo)服務(wù)費(fèi)等采購類的財(cái)務(wù)付款。這樣既減少了使用現(xiàn)金到柜臺(tái)排隊(duì)轉(zhuǎn)賬的麻煩，也無需給招標(biāo)單位遞送銀行匯款憑證，既提高了響應(yīng)效率，也減少了外出感染的風(fēng)險(xiǎn)。
招標(biāo)單位不用收取銀行匯款憑證，減少了面對(duì)面接觸的風(fēng)險(xiǎn)。通過電子支付實(shí)時(shí)到賬，可以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和采購數(shù)據(jù)的聯(lián)通，系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)賬，減少工作失誤的風(fēng)險(xiǎn)，提高財(cái)務(wù)和采購的工作效率。
6．紙質(zhì)保函變電子保函辦理更方便
相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)保函，電子保函與接口直接對(duì)接，具有辦理便捷、方便查驗(yàn)真?zhèn)?、全程電子留痕等?yōu)點(diǎn)?！?/p>
投標(biāo)標(biāo)人在線提交申請(qǐng)，采購系統(tǒng)自動(dòng)跳轉(zhuǎn)保函平臺(tái)，投標(biāo)人在保函平臺(tái)中辦理保函后，可下載獲取文件。項(xiàng)目經(jīng)辦人通過平臺(tái)獲取經(jīng)辦項(xiàng)目的投標(biāo)保證金交納情況時(shí)，自動(dòng)包含電子保函相關(guān)數(shù)據(jù)?！?/p>
專家在項(xiàng)目評(píng)標(biāo)評(píng)審階段，可以查看項(xiàng)目投標(biāo)人的投標(biāo)保證金交納及電子保函辦理的情況。
項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)送退款指令，快速解凍?！?/p>
7．供應(yīng)商資質(zhì)證件審核信息驗(yàn)證更準(zhǔn)確
信源集中采購系統(tǒng)與當(dāng)前主流工商數(shù)據(jù)平臺(tái)天眼查、企查查數(shù)據(jù)對(duì)接。系統(tǒng)在線提供企業(yè)基本信息、經(jīng)營情況、風(fēng)險(xiǎn)信息、資質(zhì)證明、財(cái)務(wù)情況等全面數(shù)據(jù)信息，用戶直觀識(shí)別核對(duì)供應(yīng)商注冊(cè)信息與全面信息的差異，便于用戶有效審定供應(yīng)商；渠道驗(yàn)證、及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，提升供應(yīng)商管理水平，為采購工作提供更好服務(wù)保障。
以上功能已在信源多個(gè)金融行業(yè)客戶中局部或全部應(yīng)用，成熟穩(wěn)定，效果明顯，得到了應(yīng)用客戶的好評(píng)，歡迎新老客戶聯(lián)系試用?！?/p>
“金融e采”金融采購系統(tǒng)的“四用四替”之"用電子代替紙質(zhì)"，闡釋了金融集中采購平臺(tái)如何將采購人從繁瑣、低效的工作中解脫出來，讓招采工作更高效、準(zhǔn)確、智能。
